0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Microsoft MVP; Office 365 Consultant Blog

Глава 7. Интеграция SharePoint 2010 с офисными приложениями. Excel 2010

В предыдущей главе рассматривалась работа с рабочими процессами в SharePoint 2010.

В этой главе рассматривается интеграция с офисными приложениями.

В этой части руководства рассматриваются следующие темы

  • Введение
  • Office Web Apps
  • Excel 2010
    • Импорт данных из электронной таблицы в список
      • Веб-часть импорта таблицы
      • Экспорт из Excel 2010

      Введение

      Одно из самых важных преимуществ SharePoint 2010 – его интеграция с Microsoft Office 2010. Самый простой способ интеграции – в офисных приложениях при сохранении документа можно указать сайт SharePoint. Рассмотрим подробнее возможные сценарии работы в Office 2010 и SharePoint 2010.

      Office Web Apps

      SharePoint 2010 используется как централизованное хранилище документов. Естественное желание пользователей – просматривать и редактировать документы в браузере. Но данная возможность отсутствует в поставке по умолчанию.

      На помощь могут прийти Office Web Apps, которые позволяют работать с Microsoft Word, Excel, PowerPoint и OneNote (аналогично тому, как работает SkyDrive). Статьи по развертыванию веб-приложений Office Web Apps и ссылки на загрузки можно найти здесь. После развертывания пользователи получают инструментарий, позволяющий работать с документами прямо в браузере, в том числе с мобильных устройств. Также можно отметить удобный механизм совместной работы над документами, который появился в первом пакете обновления. Замечу, что Office Web Apps уже настроены для использования в SharePoint Online.

      Excel 2010

      Как уже было сказано, SharePoint 2010 тесно интегрирован с Office 2010, в частности, Excel 2010. Рассмотрим ниже некоторые сценарии интеграции.

      Импорт данных из электронной таблицы в список

      Рассмотрим два способа для выполнения указанной задачи.

      Веб-часть импорта таблицы

      Откройте сайт, на который вы хотите импортировать данные. Кликните на Действия сайта, затем на Дополнительные параметры. В появившемся окне нужно выбрать Импорт из электронной таблицы, и кликнуть Создать (рис. 7.1).

      image

      Рис. 7.1. Окно выбора шаблона списка

      После чего нужно указать имя нового списка, описание и расположение файла (рис. 7.2). Если у вас при импорте появилась ошибка “Указанный файл не является допустимой электронной таблицей или не содержит данных для импорта”, то способ ее исправления можно найти здесь.

      image

      Рис. 7.2. Страница создания списка с помощью импорта из Excel

      Далее открывается указанная книга Excel, и нужно указать, какие данные будут импортированы (рис. 7.3).

      Доступны следующие типы диапазонов:

      • Диапазон ячеек – указываются произвольные ячейки таблицы;
      • Диапазон таблицы – предлагается выбрать таблицы из списка;
      • Именованный диапазон – предлагается выбрать именованные диапазоны (если они есть)

      image

      Рис. 7.3. Окно выбора данных для импорта в список

      Список создан, при желании можно изменить его параметры, например, название, или создать представления. Обращаю ваше внимание, что в этом случае синхронизация между содержимым файла и списка НЕ происходит.

      Экспорт из Excel 2010

      Рассмотрим еще один вариант импорта электронной таблицы в список. Для начала нужно создать таблицу (рис. 7.4).

      image

      Рис. 7.4. Окно создания таблицы

      После чего при клике на любой ячейке таблицы на ленте появляется конструктор для работы с таблицами (рис. 7.5). Кликнем на Экспорт таблицы в список SharePoint.

      image

      Рис. 7.5. Кнопка для экспорта таблицы в список

      В появившемся окне (рис. 7.6) указываем адрес сайта, на который нужно опубликовать список, имя и описание. Если создать неизменяемое подключение к новому списку, то книга будет связана со списком (как и в первом случае, связь односторонняя), в противном случае – связи между книгой и списком не будет. Кликаем на Далее.

      image

      Рис. 7.6. Первый шаг экспорта таблицы в список SharePoint

      На втором шаге осуществляется проверка типов данных (рис. 7.7). При этом стоит учесть, что формулы будут удалены и вместо них будет подставлено вычисленное значение соответствующего типа.

      image

      Рис. 7.7. Второй шаг экспорта таблицы в список SharePoint

      Кликаем на Готово, и список опубликован, о чем оповестит окно со ссылкой на список.

      Особенность данного подхода заключается в том, что представление списка – таблица данных (рис. 7.8). В правой части можно обнаружить панель со ссылками на полезные команды. Безусловно, при желании можно изменить представление.

      image

      Рис. 7.8. Внешний вид списка с экспортированной электронной таблицей

      Экспорт списка/библиотеки в Excel

      При необходимости можно экспортировать список/библиотеку в Excel. При этом нужно учитывать, что экспортируется только текущее представление.

      Для экспорта списка воспользуемся лентой (рис. 7.9). Кликаем на Экспорт в Excel, и откроем появившийся файл owssvr.iqy, который представляет собой файл подключения.

      image

      Рис. 7.9. Кнопка на ленте для экспорта списка в Excel

      В Excel появляется извещение системы безопасности (рис. 7.10). Так как мы уверены в надежности источника файла, то кликаем на Включить. Далее будет предложено авторизоваться, вводим туда учетные данные, используемые для входа на портал SharePoint 2010.

      image

      Рис. 7.10. Извещение системы безопасности Microsoft Excel

      В книгу загрузятся данные активного представления списка в виде таблицы. Интересно, что в этом случае нельзя добавлять данные в список путем добавления их в файл, можно лишь получать содержимое списка. Обновлять данные можно вручную с помощью кнопки Обновить. Также можно настроить автоматическое обновление, кликнув на Свойства, в появившемся окне можно изменить интересующие параметры. Свойства обновления указываются непосредственно в свойствах подключения, куда можно попав, кликнув по соответствующей кнопке (рис. 7.11).

      image

      Рис. 7.11. Свойства подключения к списку

      Данные вид экспорта удобно использовать для подготовки печатных отчетов.

      Важная составляющая интеграции Excel 2010 и SharePoint 2010 – службы Excel, которые рассматривались в главе 5.

      В этой части руководства рассматривалась интеграция Excel 2010 и SharePoint 2010.

      В следующей части руководства рассматривается интеграция Access 2010 и SharePoint 2010

      Экспорт и синхронизация задач в Битрикс 24

      В Битрикс 24 вы можете использовать при работе с задачами внешние сервисы — Microsoft Outlook и Excel.

      Экспорт задач в Excel

      Чтобы экспортировать список задач в Excel воспользуйтесь соответствующей командой в панели в правом верхнем углу.

      Экспортировать задачи.png

      После этого выгрузится файл, в который попадут все ваши активные задачи. Столбцами таблицы будут те поля, что выбраны для отображения в списке задач. Если вы хотите видеть какие-то другие поля, то включите их в вашем Битрикс 24 и сделайте экспорт еще раз 🙂

      Файл экспортированных задач.png

      Синхронизация задач с Outlook

      Работу со всеми вашими задачами можно перенести в Outlook. Для этого выберите опцию Сихронизация списка — с Outlook.

      Синхронизаци задач с outlook.png

      Далее в вашем Outlook появится сообщение:

      Нажмите кнопку Да для подключения задач либо кнопку Дополнительно. для более подробной настройки параметров:

      После этого все ваши задачи будут синхронизированы.

      Синхронизированные задачи в Outlook.png

      Теперь если вы создадите задачу на стороне Outlook, то она попадет в Битрикс 24 и наоборот.

      Как создать задачу в Outlook?

      Кликните ко кнопке Создать задачу.

      Создание задачи в outlook.png

      Произведите необходимые настройки создаваемой задачи. Обязательно укажите в поле Назначено ответственного по задаче. Для удобства я рекомендую импортировать контакты в адресную книгу MS Outlook, а потом выбирать ответственного уже из адресной книги.

      Как использовать задачи в Outlook 2016

      Для начала откройте панель «Задачи», кликнув на соответствующую пиктограмму в меню почтового клиента. В списке «Мои задачи» отдельно будут сортироваться «Список дел» и локальные «Задачи».

      Панель задач Outlook 2016

      «Список дел» содержит не только список ваших задач, но также и события, которые вы отметили как «К исполнению». «Задачи» — это те задания, которые вы создали в секции «Задач», в том числе и во вкладках с письмами или календарем.

      Создание новых задач

      Есть несколько способов для создания задач, а каждой задаче вы можете добавить максимум дополнительных деталей, или можете вообще их не трогать, задав только название.

      Самый простой способ создать новую задачу, это находясь в панели задач в области «Задачи» кликнуть мышь на надпись «Щелчок добавит элемент (Задача)». Просто введите название для нового элемента, и он будет создан. Далее вы можете создавать другие новые задачи. В качестве тренировки создайте шесть разных задач при помощи данного инструмента.

      Создание задачи Outlook 2016

      Примечание: Если у вас отображается список задач на вкладках «Почта» и «Календарь», то там также можно быстро создать новый элемент, просто заполнив поле «Введите новую задачу» и нажав клавишу Enter. Если список задач у вас не отображается, его можно добавить через ленточное меню «Вид» — «Макет» — «Список дел» — «Задачи».

      Чтобы пометить задачу выполненной достаточно кликнуть на красный флажок напротив ее названия. Аналогично можно кликнуть не на флажок, а на пустой чекбокс, где после этого появится галочка, а название самой задачи станет перечеркнутым.

      Завершение задачи Outlook 2016

      Сделать это, опять же, можно как на вкладке «Задачи», так и на других. С той разницей, что на вкладке «Задачи» вы продолжите видеть завершенное задание, напротив которого появится галочка, тогда как в «Почте» и «Календарь» такое задание пропадет из списка.

      Изменение статуса задачи

      Чтобы внести изменения и дополнения к любой задаче, просто кликните на нее дважды. У вас откроется новое окно, в котором будет отображена вся информация о задаче – вы можете ее добавлять, изменять, удалять. Например, добавьте описание вашему заданию, конкретизировав какой именно результат должен получиться на выходе. После этого нажмите кнопку «Сохранить и закрыть».

      Добавить описание задачи Outlook 2016

      Это же окно вы увидите если будете создавать задачу не так, как это было описано выше, а по нажатию на кнопку «Создать задачу» в ленточном меню (раздел «Главная»). Это удобно, если помимо названия вы сразу знаете сроки исполнения, хотите использовать различные статусы и категории, приоритет и напоминания.

      Для начала в поле «Тема» введите название для новой задачи. Используя календарь, вы можете задать дату начала и дату выполнения задачи (или использовать только один из этих элементов). Пункт «Состояние» позволяет выбрать из выпадающего списка одно из пяти значений для статуса, например, «Выполняется» или «Завершена». «Важность» бывает трех типов, а «% завершения» позволяет контролировать процесс выполнения.

      Параметры задачи Outlook 2016

      Проставив галочку в чекбоксе «Напоминание», выберите конкретную дату, когда оно должно прозвучать, выберете время. Также при необходимости можно выбрать вручную звуковой сигнал, кликнув на пиктограмму с громкоговорителем.

      Нижняя область предназначена для текстового описания. Просто кликните на ней один раз и начните печатать. Сюда можно поместить любую информацию, имеющую отношение к задаче.

      Если в ленточном меню в графе «Задача» нажать на пиктограмму «Подробно», то можно также задать ориентировочное количество часов на исполнение задачи и количество затраченных часов. Здесь же можно указать информацию о расходах на выполнение и название Организации, с которой вы имеете дело. Для перехода в предыдущий раздел с описанием и напоминанием в том же ленточном меню кликните на пиктограмму «Задача», расположенную рядом с «Подробно».

      Назначение задачи другому человеку

      Если вы хотите назначить ту или иную задачу для выполнения другим пользователем, просто откройте ее двойным нажатием мыши и в появившемся окне в ленточном меню в графе «Задача» выберите пиктограмму «Назначить задачу».

      Назначить задачу Outlook 2016

      У вас появится форма, напоминающая электронное письмо. В графе «От» из выпадающего списка можно выбрать электронной ящик, с которого вы будете отправлять задачу (если у вас настроено больше одного почтового адреса). В поле «Кому» необходимо указать ответственного за работу над заданием (само собой, он также должен пользоваться программой Outlook). Далее по необходимости вы можете использовать любые дополнительные элементы – дата начала и выполнения, состояние, важность, описание.

      Убедитесь, что проставлены галочки в чекбоксах «Держать обновленную копию этой задачи в списке задач» и «Отправлять мне отчет о состоянии по завершении задачи». Так вы всегда будете в курсе происходящего, если пользователь по ходу работы меняет статус – состояние и процент завершения.

      По заполнению всех необходимых данных нажмите кнопку «Отправить». Если у вас ранее были установлены персональные напоминания для этой задачи, то Outlook 2016 оповестит вас, что вы более не являетесь ответственным за задачу и ранее установленное напоминание отключено. Нажмите «Ок» — сообщение будет отправлено.

      Назначение задачи Outlook 2016

      Когда вы назначаете задачи кому-то другому, иконка с человечком автоматически появится рядом с обычным значком задачи.

      Назначенная задача Outlook 2016

      Использование категорий

      Для каждой задачи вы можете использовать категории. Причем у одной задачи может быть назначено несколько категорий. Для добавления категории нажимаем на задачу двойным щелчком мыши и из ленточного меню в графе «Задача» нажимаем кнопку «Выбрать категорию» — «Все категории».

      По умолчанию категории названы по цвету, которым они помечены. Выбрав категорию нажмите на кнопку «Переименовать» и назовите ее по своему усмотрению. Также для удобства можно выбрать для категории сочетание клавиш, используя выпадающий список. Таким образом в дальнейшем можно будет назначать задачам категории не открывая их, а просто выделяя их в общем списке и нажимая сочетание клавиш, заданное ранее.

      Представление задач Outlook 2016

      Выбрав категорию, жмем Ок. У задачи должна появиться цветная полоса, на которой будет указано имя (или имена) выбранных категорий. Соответствующее обозначение будет отображаться и в списках задач.

      Просмотр текущих задач

      Вы можете просматривать ваши задачи, используя различные инструменты. В ленточном меню выберите пункт «Вид» и нажмите кнопку «Изменить представление» — у вас появятся варианты отображения ваших списков.

      Как правило, по умолчанию выбран «Простой список», где отображаются все задания с различной важностью, на любую дату, в том числе уже выполненные. Когда же у вас количество задач идет не на один десяток, то сделать удобную выборку бывает крайне полезно.

      При этом делая выборку, скажем, по задачам на текущий день, то есть выбрав из списка «Изменить представление» значение «Сегодня», при необходимости вы всё также можете иметь под рукой общий список задач. Для этого наведите курсор на иконку «Задачи» в панели навигации и во всплывающем окне на кнопку в правом верхнем углу – «Закрепить выноску обзора». По ее нажатии у вас добавится панель со списком всех задач, где при необходимости можно быстро создавать новую задачу (аналогичная панель может отображаться в разделах «Почта» и «Календарь», о чем уже говорилось выше).

      Импорт списка задач

      Outlook хранит список задач отдельно от календаря, поэтому для импорта списка задач необходимо либо перенести их в календарь и сохранить календарь, как было описано выше на странице, либо сохранить их в виде текста и импортировать как текст.

      Вариант 1 – Предварительный перенос задач в календарь

      Перейдите во вкладку «Задачи» в Outlook (можно воспользоваться сочетанием клавиш CTRL + 4).

      Выделите задачи, которые хотите переместить в TimeMaster, и нажмите «Переместить» — «Календарь» в верхнем меню Outlook.

      После этого задачи будут скопированы в календарь Outlook, и Вы сможете их импортировать уже из календаря, как это было описано выше в пункте «Импорт календаря».

      Вариант 2 – Импорт списка задач в виде текста

      Перейдите во вкладку «Задачи», выделите задачи, которые хотите импортировать, и нажмите кнопку «Импорт и экспорт» в главном меню Outlook.

      Если в списке нет этой команды, добавьте её через «Настройки панели быстрого доступа», выбрав в пункте «Другие команды».

      После нажатия кнопки «Импорт и экспорт» следуйте инструкциям Outlook, выбирая по ходу диалогов пункты «Экспорт в файл» — «Значения, разделенные запятыми, Windows» — «Задачи».

      Перейдите на страницу «Импорт задач» в органайзере, выберите пункт «Текстовый файл» и вставьте туда задачи из сохраненного файла Outlook.

      4. Интеграция дел Microsoft с Cortana

      Одной из новых функций Microsoft To-Do является ее интеграция с Cortana. Чтобы использовать его, вам нужно жить в США, Великобритании, Индии или Австралии. В ближайшие месяцы ожидается постепенное развертывание.

      Интеграция позволяет использовать Microsoft To-Do с любого компьютера с поддержкой Cortana, включая Windows, Android, iOS и устройства умного дома.

      Когда вы используете Cortana с Microsoft To-Do, у вас будет возможность создавать свои списки дел и напоминания непосредственно в приложении, а не в Cortana. Кортана также может зачитать ваши задания в Мой день и другие списки, которые вы составили.

      Чтобы использовать Cortana с приложением, вам нужно настроить Microsoft To-Do как Подключенный сервис, Для этого перейдите к Cortana> Записная книжка> Управление навыками> Подключенные сервисы на ПК или Cortana> Настройки> Подключенные сервисы, Выберите либо прогноз или же Офис 365 (в зависимости от того, используете ли вы личный корпоративный аккаунт), затем нажмите соединять кнопка.

      Возможности

      Итак, предмет нашего рассотрения — Microsoft SharePoint Workspace. Что это, мы уже знаем, а потому осталось разобраться с возможностями, которые предоставляет для нас этот софт. Прежде всего это оформление рабочих областей, разделенных на несколько типов:

      • SharePoint;
      • Groove;
      • область общих папок.

      Первый вариант отвечает за синхронизацию сразу двух направлений напрямую, без какой-либо обработки. Работа осуществляется с библиотеками контента и списками на отдельном ПК. Следующая область рассчитана на полнофункциональный процесс между всеми сотрудниками. При этом данная среда считается наиболее безопасной. Третий вариант рассчитан на поддержание и функционирование доступа сотрудников к папкам ОС.

      ms sharepoint что это

      Следующие возможности предоставляют простую установку и запуск без сторонней помощи. При этом, начиная совместную работу, стоит учитывать, что софт функционирует как в подключенном, так и в автономном режиме. Также, благодаря автоматической синхронизации, для вас будет доступен возврат к последним версиям документа.

      Выходит, что службы SharePoint (что это за программа, вы уже знаете) поддерживают следующие процессы:

      • оптимизация;
      • интеграция;
      • простой пользовательский интерфейс;
      • обмен сообщениями;
      • поиск контента;
      • безопасный режим и многое другое.

      Конечно, это далеко не все функции, которые доступны для пользователей.

      Ведение записей заданий организовано

      Перенос ваших задач в OneNote обеспечивает центральное пространство, в котором можно организовать все, что связано с этой задачей. И вещи, которые вы можете организовать на своей странице задач в OneNote, впечатляют.

      onenote11

      Вы можете вставлять таблицы данных (или вставлять настоящую электронную таблицу Excel, если хотите), прикреплять любые файлы, делать вырезки на экране, вставлять картинки или отсканированные изображения, делать аудиозаписи и, конечно, добавлять все понравившиеся гиперссылки.

      Вы можете даже создать другой список дел в рамках этой отдельной задачи. То, что вы организуете в этом пространстве, полностью зависит от вас, но суть в том, что он позволяет вам централизованно размещать ваше место, чтобы сосредоточиться на вашей задаче, не тратя время на поиск в ваших каталогах связанных файлов. Свяжите все здесь, и все это у вас под рукой.

      И для еще более эффективного управления вашими задачами помните, что Outlook и OneNote интегрируются с Trello. Итак, ознакомьтесь с этими советами по управлению своими картами Trello

      голоса
      Рейтинг статьи
      Читать еще:  Синхронизация звонков с компьютером
Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector